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Hospital zum Heiligen Geist mit Oberalten-Stift,
Marien-Magdalenen-Kloster und Altendank

(Hamburgs älteste Stiftung)

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IT-Matchmaker.guide ECM/DMS-Lösungen 2017 (c) Trovarit AG 

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Im Dienst der Menschen.

Tradition und Innovation

Das Hospital zum Heiligen Geist ist die älteste Stiftung Hamburgs. Ihr voller Name lautet: Hospital zum Heiligen Geist mit Oberalten-Stift, Marien-Magdalenen-Kloster und Altendank. Am heutigen Standort in Poppenbüttel sind die ehemals vier Stiftungen vereint, die seit fast 800 Jahren im Dienste älterer, hilfebedürftiger und kranker Menschen stehen und ein Teil der Hamburgischen Geschichte sind. Als Mitglied des Diakonischen Werks Hamburg verbindet die Stiftung Tradition und christliche Werte mit der Zukunftsorientierung einer modern geführten Senioreneinrichtung.

Eigentlich selbstverständlich, dass sich ein solches innovatives Unternehmen bereits sehr früh um das Thema Dokumentenmanagement und Archivierung gekümmert hat. So wurde bereits 2007 ein entsprechendes System des Herstellers ELO Digital Office GmbH implementiert und später eine Microsoft SharePoint-Installation beigestellt.

Geschäftsprozess-Optimierung

Die vorhandene individuell für den Kunden erstellte Lösung eines anderen ELO-Partners wurde durch eine bewährte Standard-Softwarelösung für Eingangs­rechnungs­management, docufied smartINVOICE, der id‑netsolutions GmbH abgelöst. Der gesamte Prozess wurde dabei neu definiert und optimiert.

Die Belegarchivierung erfolgt durch die ELO ECM Suite nach der Digitalisierung an mit Kodak Capture Pro Software ausgestatteten Scan-Arbeitsplätzen. Das "belegersetzende Scannen" wird hier realisiert.

Eine anschließende Belegerkennung erfolgt mittels ELO DocXtractor INVOICE. Die notwendigen Stammdaten aus dem Rechnungs­wesen werden automatisiert von docufied smartINVOICE via Webservices importiert.
Quasi nebenbei entsteht bereits an dieser Stelle im Prozess ein Belegeingangsbuch, das einen ersten Überblick über die im Haus befindlichen Rechnungssummen bietet.
Die Belegprüfung erfolgt im Workflow (nutzt die Workflow-Engine der ELO ECM Suite) mit docufied smartINVOICE. Eine automatische Verteilung zur Prüfung erfolgt in der Mehrzahl der Fälle anhand der in der docufied Stamm­daten­bank hinterlegten Konfiguration. Dabei wird eine ELO Gruppe mit Hilfe der in der Verschlag­wortung hinterlegten Indexinformationen ermittelt (z.B. Zuordnung von Lieferant zu Prüfer).

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