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Helmholtz Zentrum Berlin für Materialien und Energie GmbH

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Sonderdruck BARC-
Guide.de Ausgabe 2/2010 (is report)
Dokumenten- und Enterprise-Content-Management 2010


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Ein effizientes Chefbüro - ECM auch im Mikrokosmos

Während sich die Initiative ECM jetzt! mit dem "enterprise" Ansatz beschäftigt, beweisen Projektlösungen immer wieder, dass sich ECM/DMS Systeme auch im "Kleinen" effizient nutzen lassen. [...]
Durch die Fusion von Hahn Meitner Institut (HMI) und Berliner Elektronenspeicherring Gesellschaft für Synchrotronstrahlung (BESSY) entstand zum 1.1.2009 das Helmholtz Zentrum Berlin für Materialien und Energie GmbH an zwei Standorten – Berlin- Adlershof und Berlin-Wannsee. Zwischen beiden Standorten liegen ca. 32 km Fahrtstrecke.

„Um die Gleichgewichtigkeit beider Standorte des Helmholtz Zentrums Berlin zu betonen und an beiden Standorten regelmäßig präsent zu sein, pendeln die Geschäftsführer und die Sekretariate halbwöchentlich zwischen Adlershof und Wannsee. Wechselseitig finden Sitzungen und Besprechungen an beiden Standorten statt. Damit wurde es notwendig, alle relevanten Informationen für die Arbeit der Geschäftsleitung auch an beiden Standorten verfügbar zu machen“, so die zuständige Projektleiterin des DMS-Projektes beim HZB, Frau Dr. Antje Niemann. Nach Möglichkeit sollte jedoch „irgendwie“ vermieden werden, im Rahmen des „Pendelverkehrs“ Akten und wichtige Unterlagen hin und her zu fahren.

Einkauf und Beschaffung
Im Rahmen einer beschränkten Ausschreibung wurde Ende 2008 vom HZB ein System gesucht, das im Rahmen eines „Pilotprojektes“ zunächst genau die vorbeschriebene Anforderung erfüllen sollte: wesentliche Informationen für die Geschäftsleitung müssen an beiden Standorten jederzeit verfügbar sein. Zitat aus den Ausschreibungsunterlagen: „Das zukünftig an zwei Standorten lokalisierte Helmholtz Zentrum Berlin erfordert eine neue Arbeitsweise der Geschäftsführung und der Administration. Beide müssen sowohl in Adlershof als auch in Wannsee jederzeit Zugriff auf sämtliche Daten und Unterlagen, ihre Arbeit betreffend, haben. Um dies zu gewährleisten, soll ein so genanntes Dokumenten Management System - kurz DMS - eingeführt werden.“ Mit Blick auf die administrativen und Infrastrukturabteilungen war jedoch auch in den Anforderungen die Integrationsfähigkeit in weitere bestehende Systeme (wie z.B. SAP) für spätere Ausbaustufen eingefordert worden. Die Entscheidung fiel zu Gunsten des Angebotes der id-netsolutions GmbH, die ihren Lösungsansatz auf Basis des Produktes ELOenterprise vorgestellt hatte.

Technische Rahmenbedingungen
Um der Anforderung „jederzeit verfügbare Informationen“ gerecht zu werden, wurde ein Windows-Server-Cluster für die Applikation in einer auf VMware ESX basierenden virtualisierten Umgebung eingerichtet. Beide Standorte sind über eine Glasfaserstrecke verbunden. Von überall kann auf das gesicherte Netz und die CITRIX Benutzeroberfläche zugegriffen werden.

Projekt im Umbruch
Letztlich waren es nicht zeitliche, organisatorische oder technische Hürden, die es zu meistern galt, sondern die Herausforderung lag vielmehr in den folgenden Fragestellungen:
  • Was wird eigentlich digitalisiert?

  • Wie können Index-Beschreibungen so definiert werden, dass alle Informationen von allen berechtigten Anwendern leicht auffindbar sind?

  • Wie können dabei die Datenschutzbelange ausreichend berücksichtigt werden?

  • Wie kann eine „interne Posteingangsverteilung“ in digitaler Form abgebildet werden?


„Der Umstellungs- und Umgewöhnungsprozess von der gewohnten Ablage in Papierform hin zur digitalen Ablage wird zu Beginn vieler Projekte unterschätzt“, stellt der Projektleiter der id-netsolutions, Ulrich Schmidt, immer wieder fest.

Mikrokosmos „Chefsekretariat“
Wichtig für die Akzeptanz bei den Anwendern – und das war auch im Projekt beim HZB so - ist, dass die „gewohnten“ Möglichkeiten der Zusammenarbeit erhalten und nach Möglichkeit sogar noch verbessert werden.

Das funktioniert im „Chefsekretariat“ der kaufmännischen Geschäftsführung bereits hervorragend: Alle eingehende Post wird digitalisiert und zusammen mit der elektronischen Post (E-Mail, Fax) von der Chefsekretärin gesichtet und dem Geschäftsführer vorgelegt. Dieser kommentiert die Unterlagen und entscheidet über die weitere Verwendung: direkte Ablage oder Verteilung an Abteilungen bzw. Personen. Das Verfahren funktioniert nicht nur standortübergreifend, sondern stellt auch noch ein „virtuelles Posteingangsbuch“ zur Verfügung.

Was im „Mikrokosmos“ Chefsekretariat schon sehr gut funktioniert, hat Vorbild-Charakter für das gesamte Unternehmen. Das „Pilotprojekt“ wird daher sicherlich fortgeführt werden und künftig auch in den Bereichen, die bereits während der Ausschreibungsphase angesprochenen wurden, wie Vertragsmanagement, Rechnungswesen, elektronisches Beschaffungswesen und Materialwirtschaft, Drittmittelabteilung oder Facility Management, eingesetzt werden. Damit würde dann auch das System zum „Enterprise“ Content Management System avancieren.

Informationen zur Helmholtz Gemeinschaft und zum HZB finden Sie auf den Internetseiten http://www.helmholtz.de bzw. http://www.helmholtz-berlin.de