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Kunde

HUBTEX nimmt seit vielen Jahren eine führende Position im Markt für Fördertechnik und Logistik ein. Wo die Hersteller von Standardgeräten aufhören, fängt HUBTEX an. Kerngeschäft ist die Herstellung von spezialgefertigten Flurförderzeugen, Seitenstaplern und Sondergeräten für schwere und sperrige Güter.

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Sonderdruck: IT-trend report 2018 - www.isreport.de 

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Lösungen auch da, wo der Standard aufhört.

Auslöser
Beginnend mit der rechtskonformen Archivierung der Ausgangsbelege aus SAP und der Eingangsrechnungen zusammen mit den "mitgeltenden Dokumenten" sollte eine unternehmensweite Lösung geschaffen werden. Nächste Ziele sind dann die Abbildung vollständiger digitaler Akten in allen Unternehmensbereichen.

Lösung
Natürlich standen auch andere Anbieter bereit, doch letztlich hat die id-netsolutions mit ihrem Lösungsangebot basierend auf ELO überzeugen können. Der Auftrag wurde im März 2016 erteilt – neben der HUBTEX war auch das Unternehmen Stabau Schulte-Henke GmbH mit „im Boot“ und im Projekt zu berücksichtigen. Nach einer kurzen Konzeptionsphase wurde implementiert und getestet. Bereits Ende 2016 wurde mit dem produktiven Betrieb der Lösung für Eingangsrechnungsmanagement docufied smartINVOICE bei der HUBTEX begonnen.

Kundenvorteil
Ausgangsbelege aus SAP werden automatisiert in ELO übernommen. Eingangsrechnungen werden in ELO archiviert, mittels docufied smartINVOICE im elektronischen Workflow geprüft, kontiert und in SAP verbucht. Überdies können die „mitgeltenden Dokumente“ (Lieferscheine, Zertifikate, E-Mail-Korrespondenz, Buchungsreports) komfortabel zugeordnet und verknüpft werden. Dabei kommen neben einem SAP ArchiveLink auch die seitens id-netsolutions exklusiv vertriebenen Module für den SAP MetaDaten-Download bzw. Posting, die von der CaRD Gesellschaft für EDV-Beratung mbH entwickelt werden, zum Einsatz. Doch docufied smartINVOICE kümmert sich nicht nur um die rechtskonforme Belegarchivierung, auch der Geschäftsprozess selbst hat sich durch den Softwareeinsatz deutlich verändert. Wurden früher die Belege häufig kopiert und als Papierbeleg durch das Unternehmen transportiert – genügt jetzt die Digitalisierung über entsprechende Scan-Jobs (sofern die Belege nicht bereits in digitaler Form ankommen), um elektronische Workflows einzuleiten.

Nächste Schritte
Ob im strategischen Einkauf die „Anbieter-“ bzw. „Lieferantenakte“, oder im Vertrieb die „Projekt-und Kundenakte“ oder die vertrauliche „Personalakte“: Jeder Bereich hat hier seine sehr konkreten Vorstellungen, welche Belege nur noch in digitaler Form bereitgestellt werden sollen, so dass künftig unternehmensweit auf gesicherte Informationen in aktueller und gültiger Fassung „online“ zugegriffen werden kann.

Lesen Sie hier die ausführliche Fassung.