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cadooz GmbH

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lesen Sie die
ganze Geschichte im
Business Guide ECM 2015
(setzt Flash voraus)
online Ausgabe


Auch veröffentlicht als
"Optimale Prozesse",
erschienen in BIT Magazin
(Ausgabe 5-2015)
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Schnellere Prozesse und weniger Papierkram

Projektleiter S. Achenbach
Statement des Projektleiters: "Wir haben unsere ersten Ziele in kürzester Zeit erreicht: den direkten Zugriff auf jetzt schnelle Prozesse und weniger Papierkram. Gleichzeitig erfüllen wir so ‚nebenbei‘ die gesetzlichen Aufbewahrungsvorschriften. Als nächstes Teilprojekt steht die Umsetzung einer ‚digitalen Vertragsakte‘ an. Es macht einfach Spaß, mit id-netsolutions einen äußerst kompetenten Realisierungspartner an unserer Seite zu haben." S. Achenbach

Die Herausforderung
Nachdem ELO zunächst nur zur Digitalisierung der Eingangspost genutzt wurde, sollte mit Hilfe integrierter Workflows der Bereich Eingangsrechnungsverarbeitung optimiert werden.
Die cadooz GmbH ist einer der führenden Full-Service-Anbieter für Gutscheine, Sachprämien und Incentives in Deutschland. Sie hat 80 Mitarbeiter und betreut über 3.000 Kunden aus allen Branchen.

Die Lösung
Stand heute werden bei der cadooz GmbH Eingangsrechnungen und Eingangsgutschriften (Allgemein Eingangsbelege) in verschiedenen Prozessen digital verarbeitet. Täglich eintreffende Rechnungen werden zentral gescannt und automatisch in ELOenterprise importiert. Anschließend werden die buchhalterischen Informationen der Belege mit Hilfe der Belegerkennung ELO DocXtractor INVOICE ausgelesen und an den bereits im ELO archivierten Beleg übergeben. Danach wird automatisiert ein Workflow zur Rechnungseingangsverarbeitung mit einer festgelegten Abfolge von Aktivitäten gestartet. Die Abarbeitung des Workflows erfolgt über das Produkt docufied smartINVOICE. Sind alle Schritte des Workflows durchlaufen, ist die Bearbeitung des Eingangsbeleges abgeschlossen. Wurde die Rechnung als gültig erkannt, wird sie über Microsoft Dynamics NAV bezahlt. Wurde die Rechnung als sachlich oder buchhalterisch nicht korrekt deklariert, wird der Beleg als ungültig markiert und der Workflow hier beendet. Es erfolgt eine manuelle Klärung.
Zu den Rechnungen gehörende E-Mails werden als „mitgeltende Dokumente“ in docufied smartINVOICE mit dem Beleg verknüpft. Somit werden automatisch die Vorgaben des Gesetzgebers an Unternehmen erfüllt.

Nutzen

  • Beschleunigte Prozesse - weniger Papierkram
  • Erhöhte Transparenz (Informationsverfügbarkeit)
  • Erfüllung gesetzlicher Vorgaben (GoBD)