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Kunde

Andernach & Bleck GmbH & Co. KG

Veröffentlicht

Vortrag: "Automatisierte Prozesse bei Eingangs-rechnungen"; 12. Elektronischer Rechnungstag;
München 2012
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Aktuelle Success-Story "Tradition und Moderne" (2013).
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Aktuelle ELO-Kundenreferenz  "Tradition und Moderne" (2014).
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'Gutes verbessern': vom Workflow zu 'smartINVOICE'

Statement des Projektleiters: "In Zahlen kann ich die Kosten-/Nutzen-Betrachtung nicht wirklich fassen. Wie soll man die Vorteile für das Unternehmen bewerten: deutlich schnellere Prozessabläufe, höhere Informationsverfügbarkeit, mehr Transparenz."

Die Herausforderung

"Rechnungsfreigabe" (früher):
jede Abteilung behielt 1 Kopie für sich
lange Durchlaufzeiten der Papierbelege
aktueller Aufenthaltsort der Rechnung unbekannt
im Umlauf befindliche Summen unklar
Recherche nur über FIBU möglich
Rückfragen stören den Ablauf

Die Lösung

  • Methode 'frühes Scannen‘ Papierrechnungen werden nicht mehr weitergegeben
  • automatische Erkennung Kopf-/Fußdaten
  • Zugriff auf Stammdaten der Buchhaltung
  • Abgleich der Daten mit Warenwirtschaft
  • Start spezifischer Workflowroutinen
  • Kontierung im DMS-Workflow
  • Prüfung und Freigabe in digitaler Form (auch mehrstufig)
  • Rückfragen intern (kaum notwendig)
  • Rückfragen extern (per E-Mail)
  • Buchungsdatenübergabe automatisiert
  • Beleganzeige direkt aus der Buchhaltung
  • Überwachung fälliger Zahlungen im DMS (ohne Übergabe an FIBU)
  • Beleganzeigen aus anderen Programmen

Nutzen

Subjektives Gefühl:

• Bildschirmarbeit 'unangenehm'
• Arbeit ohne Papier 'ungewohnt'
• Vorher haben das 'Andere' gemacht
• Mehr Aufwand bei der Bearbeitung des einzelnen Belegs möglich

Objektive Einschätzung:
  • Transparenz, Transparenz, Transparenz
  • weniger Rückfragen / Irrläufer
  • jederzeit verfügbare Beleginformation
  • Aufwand im Gesamtprozess ist geringer
  • "…gute Zahler waren wir vorher schon."